Heb jij geregeld te maken met tijdgebrek? En veel onderbrekingen? Of wil jij meer overzicht en structuur in je werk? En daarmee een meer voldaan gevoel over je werkdag? Leer hoe jij 'de baas' wordt over alle informatie, prikkels, e-mails en taken in jouw werk. En meer grip krijgt op de hectiek van de dag! Met andere woorden: hoe je effectief effectiever werkt!

Inhoud van de training effectief effectiever werken:

Deel 1 - Projectmatige werkzaamheden

Fase 1: voorbereiding (stap 1 tm 5 in de planningscyclus):

• De planningscyclus:
  
  • Stap 1: analyseer de huidige situatie:
  • Stap 2: bepaal de doelen
  • Stap 3: verken de uitvoeringsmogelijkheden (divergeren)
  • Stap 4: maak een gedetailleerd plan (convergeren):
    
    • Doelen vertalen in taken
    • Mijlpalen bepalen
    • Taken analyseren op uitvoering tegelijk of na elkaar
    • Data aan doelen koppelen
      
  • Stap 5: evalueer het plan (keuze-instrument)
  • Stap 6: voer het plan uit
  • Stap 7: sluit af
  • Stap 8: evaluatie
    
• Prioriteiten stellen
• Bepaal de taken
• Tijdsbesteding inschatten:
  
  • Precies inschatten van de tijdsbesteding
  • Wat is een goede strategie op een tijdinschatting te maken?
    
• Plan van aanpak en actieplan:
  
  • Complexe besluiten nemen
  • Plan van aanpak
  • Actieplan
  • Activiteitenlijst
  • 5x4 planning

Fase 2: uitvoering (stap 6 van de planningscyclus):

• Benodigdheden:
  
  • Middelen, mensen en bevoegdheden
  • Spullen en hulpmiddelen
    
• Bevoegdheden en verantwoordelijkheden
• Regie over de uitvoering:

Fase 3: afsluiting (stap 7 en 8 van de planningscyclus):

• Afsluiting en evaluatie
• Sluit het project af en evalueer het project

Deel 2 - Routinematige werkzaamheden

• De Ace! Taakmanagementcyclus® in 7 stappen:
  
  1. Classificeer je activiteiten in de taakmanagementmatrix
  2. Wat wil je bereiken in je sleutelrollen?
  3. Welke werkzaamheden (KSF's) horen daarbij?
  4. Leer slecht taakmanagementgedrag af
  5. Leer goed taakmanagementgedrag aan
  6. Praktische tips voor veel voorkomende situaties
  7. Organiseer je taakmanagement: agenda, e-mail, takenlijst
     
• De basis van taakmanagement:
  
  • Helikopterview
  • De taakmanagementmatrix:
    
    • Belangrijk, niet belangrijk
    • Urgent, niet urgent
      
• Taakmanagement: wat wil je proactief bereiken:
  
  • Sleutelrollen en succesfactoren in je functie (the big rocks)
  • Doelstellingen per rol: korte termijn en lange termijn
    
• Planmatig werken: lineaire tijdsplanning of cyclische tijdsplanning?
• Van planning naar concrete acties
• Focus op prioriteiten stellen:
  
  • Prioriteiten volgens de timemanagementmatrix
  • De spoed-A-B methode
  • MoSCoW formule
    
• Waarom te kort aan tijd (dont's van taakmanagement):
  
  • Planning en organisatie zelf kosten (te) veel tijd
  • Uitstelgedrag
  • Faalangst
  • Perfectionisme
  • Behoefte aan waardering
  • Moeite met nee zeggen
  • Chaotische werkplek
    
• Inschatten van benodigde tijd:
  
  • Regels bij tijdsinschatting
  • De projectmethode
  • Work breakdown structure
  • 5x4 planningsmethode
    
• Methoden voor taakmanagement (do's):
  
  • De slicing-methode, 3 niveaus:
    
    1. Kalender-slicing: tijdsplanning van kritische succesfactoren behorend bij sleutelrollen
    2. Taak-slicing: soortgelijke werkzaamheden samenvoegen en parallel uitvoeren
    3. Toekomst-slicing: wees proactief naar toekomstige werkzaamheden
       
  • Geen fixed planning maar floating
  • Plan maximaal 50% van je tijd in
  • Deadline-principe
  • Doe-het-nu principe
  • Nee zeggen
  • Variabele aanvangstijd
  • Zelfmanagement
  • Grenzen stellen
  • Delegeren als dat kan
    
• Praktische tips:
  
  • Vergroot je invloed: cirkels van invloed, betrokkenheid, interesse
  • Vergaderingen
  • Telefoon, inkomend en uitgaand
  • Grip op e-mail, inkomend en uitgaand
  • Omgaan met externe storingen:
    
    • Collega's
    • Telefoon
    • E-mail
    • Social media
      
  • Organisatie van werk(plek)
  • Inrichting van (bijvoorbeeld) Outlook:
    
    • Inbox
    • Kalender
    • Taken
      
• Taakmanagement in de dagelijkse praktijk, 3 stappen:
  
  • Prioriteit 1: weekplanning, de belangrijke taken, nog niet dringend (the big rocks)
  • Prioriteit 2: to-do lijst, de dringende en belangrijke taken
  • Prioriteit 3: nice-to-have, de wel en niet dringende, niet belangrijke, zaken
    
• Communicatievaardigheden mbt time management:
  
  • Omgaan met weerstand
  • Feedback geven
  • Nee-zeggen