Van werken en drukke bezigheden heeft iemand niet direct last... Maar heb je altijd (te veel) haast en is het werk voor je gevoel nooit af dan is dat slecht voor je gemoedsrust, voor je productiviteit én voor je gezondheid. Het kan anders. Wie weet wat hij wil bereiken, plant doelbewust en houdt tijd over. Verdiep je in de principes van timemanagement (of taakmanagement)!

Inhoud van de training time management (& taakmanagement):

Deel 1 - Principes van timemanagement

• De Ace! Timemanagementcyclus® in 7 stappen:
  
  1. Classificeer je activiteiten in de timemanagementmatrix
  2. Wat wil je bereiken in je sleutelrollen?
  3. Welke werkzaamheden (KSF's) horen daarbij?
  4. Leer slecht timemanagementgedrag af
  5. Leer goed timemanagementgedrag aan
  6. Praktische tips voor veel voorkomende situaties
  7. Organiseer je timemanagement: agenda, e-mail, takenlijst
     
• Time management:
  
  • Druk en stress zijn heel verschillende dingen
  • Moet ik dit nu doen?
  • Kenmerken van tijd, tijdrovers en mindset
  • Time management versie 1: reminders
  • Time management versie 2: planning van reminders
    
• De basis van time management:
  
  • Helikopterview
  • Timemanagement versie 3: de timemanagementmatrix:
    
    • Belangrijk, niet belangrijk
    • Urgent, niet urgent
    • Urgentie-index
      
• Timemanagement versie 4: wat wil je proactief bereiken:
  
  • Sleutelrollen en succesfactoren in je functie (the big rocks)
  • Doelstellingen per rol: korte termijn en lange termijn
    
• Planmatig werken: lineaire tijdsplanning of cyclische tijdsplanning?

Deel 2 - De praktijk

• Van planning naar concrete acties
• Focus op prioriteiten stellen:
  
  • Prioriteiten volgens de timemanagementmatrix
  • De spoed-A-B methode
  • MoSCoW formule
    
• Waarom te kort aan tijd (dont's):
  
  • Planning en organisatie zelf kosten (te) veel tijd
  • Uitstelgedrag
  • Faalangst
  • Perfectionisme
  • Behoefte aan waardering
  • Moeite met nee zeggen
  • Chaotische werkplek
    
• Inschatten van benodigde tijd:
  
  • Regels bij tijdsinschatting
  • De projectmethode
  • Work breakdown structure
  • 5x4 planningsmethode
    
• Methoden voor time management (do's):
  
  • De slicing-methode, 3 niveaus:
    
    1. Kalender-slicing: tijdsplanning van kritische succesfactoren behorend bij sleutelrollen
    2. Taak-slicing: soortgelijke werkzaamheden samenvoegen en parallel uitvoeren
    3. Toekomst-slicing: wees proactief naar toekomstige werkzaamheden
       
  • Geen fixed planning maar floating
  • Plan maximaal 50% van je tijd in
  • Deadline-principe
  • SLOT-principe
  • De 80/20 regel
  • Samenwerking
  • Doe-het-nu principe
  • Nee zeggen
  • Variabele aanvangstijd
  • Zelfmanagement
  • Grenzen stellen
  • Delegeren
    
• Praktische tips:
  
  • Vergroot je invloed: cirkels van invloed, betrokkenheid, interesse
  • Vergaderingen
  • Telefoon, inkomend en uitgaand
  • Grip op e-mail, inkomend en uitgaand
  • Omgaan met externe storingen:
    
    • Collega's
    • Telefoon
    • E-mail
    • Social media
      
  • Informatiestromen
  • Organisatie van werk(plek)
  • Inrichting van (bijvoorbeeld) Outlook:
    
    • Inbox
    • Kalender
    • Taken
      
• Time management in de dagelijkse praktijk, 3 stappen:
  
  • Prioriteit 1: weekplanning, de belangrijke taken, nog niet dringend (the big rocks)
  • Prioriteit 2: to-do lijst, de dringende en belangrijke taken
  • Prioriteit 3: nice-to-have, de wel en niet dringende, niet belangrijke, zaken
    

Deel 3 - Aanvullende vaardigheden

• Checklist: 8 benaderingen van time management:
  
  • Stel-je-zaken-op-ordebenadering
  • Krijgers-benadering
  • Doelbenadering
  • ABC-benadering
  • Magisch hulpmiddel-benadering
  • Honderd-en-één-benadering
  • Ga-met-de-stroom-mee-benadering
  • Herstelbenadering
    
• Communicatievaardigheden mbt time management:
  
  • Omgaan met weerstand
  • Feedback geven
  • Nee-zeggen

Naast de in de inhoudsopgave genoemde taakspecifieke competenties, komen in deze training ook de volgende gedragscompetenties uit het Ace! Competentie Ontwikkelingsmodel® aan de orde:

• Interactie: mondelinge communicatie, luisteren, samenwerken, assertiviteit, gespreksvaardigheid.
• Leiding geven: plannen en organiseren, delegeren, voortgangsbewaking.
• Persoonlijkheid: aanpassingsvermogen, flexibiliteit, durf, stressbestendig, onafhankelijkheid, vasthoudendheid.
• Motivatie: initiatief, zelfontwikkeling, zelfmanagement, discipline.
• Analyse en besluitvorming: accuratesse, cognitief en interactief leervermogen.